Bransje / Kontorarbeidsplasser
Bilde av en som arbeider på kontor.

Kontorarbeidsplasser

De fleste som jobber på kontor trives i jobben sin og har en sterk tilknytning til arbeidsplassen, men vi vet samtidig at særlig psykososiale arbeidsmiljøforhold kan være en utfordring for mange. 'En bra dag på jobb' skal hjelpe dere som jobber på kontor til å få bedre arbeidsflyt, mer motivasjon og mindre sykefravær. Bruk verktøyet til å skape et bedre arbeidsmiljø!

Om prosessenSlik bruker dere verktøyet

Opplegget er enkelt. Start med å se filmene som visualiserer de utfordringene som forskning viser er fremtredende i deres bransje. Deretter samles dere til to møter, der dere snakker om 1) hvordan er dette hos oss? og 2) hvordan kan vi jobbe med det? Basert på alle ansattes innspill lager de prosessansvarlige en konkret handlingsplan.

Vi anbefaler at leder, tillitsvalgt og verneombud er prosessansvarlige. Deres oppgave er å forberede møtene: bestille materiell, sende ut invitasjoner og lede møtene. I tillegg skal de oppsummere fra møtene og lage en handlingsplan. Mal for handlingsplan finner dere nederst på siden.

For prosessansvarlige:

IntroduksjonEn kort film om betydningen av et godt arbeidsmiljø

Arbeidsmiljø handler om noe mer enn trivsel, det dreier seg om jobben vi gjør: Hvordan vi i fellesskap planlegger, organiserer og gjennomfører arbeidet. Se filmen for å få vite mer. For teksting: Trykk CC nederst på filmen.

ForberedelserHvilke utfordringer er knyttet til arbeidet?

Filmene under beskriver utfordringene som i størst grad påvirker arbeidsmiljøet på kontorarbeidsplasser. Begynn statusmøtet ved å se på filmene under. Dere kan også se dem på forhånd. For teksting: Trykk CC nederst på filmen.

Oppgaver for alle:

  • Se filmene og se om du kjenner deg igjen.
  • Har du egne eksempler?

Klare ansvarsforhold og sosial støtte

Stor grad av rolleuklarhet og rollekonflikt på jobb gir krevende arbeidsforhold og lite effektive arbeidsprosesser. Over tid kan det være belastende å stå i en arbeidssituasjon der det er uavklarte ansvarsforhold.

Omstilling og endring

Endring, omorganisering og nye oppgaver er en del av hverdagen i arbeidslivet. Endring kan være både bra og nødvendig, men kan også være utfordrende for noen. At ledere er bevisste sitt ansvar med å gi god informasjon, inkludere og gi støtte til de ansatte er viktig for å lykkes i endringsprosesser.

Den fysiske arbeidsplassen

Hele 94 prosent av de som har kontorarbeid jobber med PC og tastatur mer enn fire timer om dagen. Når man har stillesittende arbeid med repeterende oppgaver med tastatur og mus, må man sørge for variasjon. Det er viktig for å hindre smerter i nakke, skulder og armer.

Arbeid hjemmefra - balanse mellom jobb og privatliv

Hjemmekontor, eller fjernarbeid som det også kalles, kan bidra til mye positivt gjennom større fleksibilitet og autonomi for den ansatte. Men internasjonal forskning viser at det kan bli belastende og lite produktivt om omfanget blir for stort, om ordningen ikke er frivillig og om arbeidsoppgavene ikke passer til å gjøres hjemmefra.

Konsentrasjonskrevende arbeid og forstyrrelser

Over 60 prosent av de som jobber på kontor i Norge jobber i åpent landskap eller de deler kontor. Flesteparten av disse jobber slik det meste av dagen. Kontorlandskap kan være gunstig ved enkelte typer arbeid, f.eks. samarbeid som krever hyppig og løpende fysisk kontakt, men forskning tyder på at det kan fungere dårligere ved konsentrasjonsarbeid.

Andre utfordringer

Ubalanse mellom innsats og belønning

Denne type ubalanse handler om hvorvidt man opplever å få fortjent respekt og anerkjennelse for den jobben man gjør. Det kan også oppleves som en ubalanse mellom størrelsen på lønn og innsatsen man legger ned i arbeidet.

Lite tilbakemelding fra leder

Det er viktig at ansatte opplever å bli sett av sin nærmeste leder: At arbeidsresultatene blir verdsatt, at man får hjelp om man trenger det og at leder behandler de ansatte rettferdig og upartisk.

Konflikter

Konflikter på arbeidsplassen kan oppstå når en person eller en gruppe oppfatter at egne mål, verdier og meninger blir hindret av en motpart.

Vil du vite mer om faktorer i arbeidet? Besøk noa.stami.no - fakta om arbeidsmiljø på kontorarbeidsplasser

Hvordan er det hos oss?Statusmøte

Formålet med dette møtet er å bli enige om hvilke utfordringer som finnes på deres arbeidsplass.

Prosessansvarlige leder møtet. Start med å se filmene i fellesskap. Del dere i grupper på for eksempel 4-6 personer og gi en statusmøte-plansje til hver gruppe.

Diskuter:

  • Kjenner vi oss igjen i de utfordringene vi ser i filmene?
  • Hva er de største utfordringene hos oss?
  • Kan vi beskrive noen situasjoner fra egen arbeidshverdag?
  • Er det noen arbeidsoppgaver eller situasjoner som er mer problematiske enn andre?
  • Er det andre ting hos oss som er mer relevante?

Husk! Tiltak og løsninger snakker dere om i neste møte (tiltaksmøte).

De prosessansvarlige oppsummerer fra gruppediskusjonene og fører dette inn i den indre sirkelen på tiltaksmøte-plansjene.

For prosessansvarlige:

Hva kan vi gjøre hos oss?Tiltaksmøte

Nå skal dere diskutere tiltak og løsninger, basert på oppsummeringen fra statusmøtet.

Se filmen som grunnlag for å diskutere mulige tiltak og løsninger hos dere. For teksting: Trykk CC nederst på filmen.

Prosessansvarlige leder tiltaksmøtet, på samme måte som på statusmøtet. Del dere i grupper på for eksempel 4-6 personer og gi en tiltaksmøte-plansje til hver gruppe. Ta utgangspunkt i oppsummeringen fra statusmøtet, og diskuter hvordan dere kan håndtere hver enkelt utfordring på best mulig måte.

Diskuter:

  • Hva er vi gode på? Finn tre bevaringspunkter.
  • Er det noe vi kan bli bedre på? Finn tre forbedringspunkter.
  • Er det enkelte forhold i jobben vi bør ha særlig fokus på?
  • Er det arbeidsoppgaver som kan organiseres annerledes?
  • Er det andre faktorer i vårt arbeidsmiljø vi bør ta tak i – og hvordan?

De prosessansvarlige samler inn plansjene etter møtet.

For prosessansvarlige:

Veien videreLag en handlingsplan

Basert på forslagene i tiltaksmøtet lager de prosessansvarlige en konkret handlingsplan.

Heng handlingsplanen opp på veggen eller gjør den synlig på andre måter, slik at alle blir minnet på tiltakene hver dag.

Synliggjør handlingsplanen også i de formelle organene for arbeidsmiljø- og HMS-arbeid.

Husk at arbeidsmiljø er ferskvare! Derfor er det viktig å jobbe systematisk, og gjøre det til en del av det daglige arbeidet. Bestem en dato for et oppfølgingsmøte der dere evaluerer tiltakene.

Lykke til!

For prosessansvarlige: