Kontorarbeidsplasser
Ca. 40 prosent av alle sysselsatte i Norge jobber med kontoroppgaver mesteparten av dagen. De fleste som jobber på kontor trives i jobben sin og har en sterk tilknytning til arbeidsplassen, men vi vet samtidig at særlig psykososiale arbeidsmiljøforhold kan være en utfordring for mange. 'En bra dag på jobb' skal hjelpe dere som jobber på kontor til å få bedre arbeidsflyt, mer motivasjon og mindre sykefravær. Bruk verktøyet til å skape et bedre arbeidsmiljø!
Om prosessen
Slik bruker dere verktøyet
Opplegget er enkelt. Det starter med at dere på egen hånd ser filmer som berører ulike temaer om deres arbeid. Deretter samles ledere og ansatte til to fellesmøter på 1,5 til 2 timer. Basert på innspillene i møtene kommer dere fram til en konkret handlingsplan.
Det anbefales at leder, tillitsvalgt og verneombud samarbeider om å være prosessansvarlige. De har som oppgave å organisere fellesmøtene: bestille materiell, invitere ansatte og lede møtene.
I tillegg skal de lage oppsummeringer fra møtene og bli enige om hva som skal stå i handlingsplanen.
For prosessansvarlige:
Introduksjon
En kort film om betydningen av et godt arbeidsmiljø
Arbeidsmiljø handler om noe mer enn trivsel, det dreier seg om jobben vi gjør: Hvordan vi i fellesskap planlegger, organiserer og gjennomfører arbeidet. Se filmen for å få vite mer. For teksting: Trykk CC nederst på filmen.
Forberedelser
Hvilke utfordringer er knyttet til arbeidet?
Filmene under beskriver faktorene som i størst grad påvirker arbeidsmiljøet på kontorarbeidsplasser. Forbered dere til statusmøtet ved å se filmene på egen hånd. For teksting: Trykk CC nederst på filmen.
Oppgaver for alle:
Se filmene og se om du kjenner deg igjen.
Har du egne eksempler?
Klare ansvarsforhold og sosial støtte
Stor grad av rolleuklarhet og rollekonflikt på jobb gir krevende arbeidsforhold og lite effektive arbeidsprosesser. Over tid kan det være belastende å stå i en arbeidssituasjon der det er uavklarte ansvarsforhold.
Omstilling og endring
Endring, omorganisering og nye oppgaver er en del av hverdagen i arbeidslivet. Endring kan være både bra og nødvendig, men kan også være utfordrende for noen. At ledere er bevisste sitt ansvar med å gi god informasjon, inkludere og gi støtte til de ansatte er viktig for å lykkes i endringsprosesser.
Den fysiske arbeidsplassen
Hele 94 prosent av de som har kontorarbeid jobber med PC og tastatur mer enn fire timer om dagen. Når man har stillesittende arbeid med repeterende oppgaver med tastatur og mus, må man sørge for variasjon. Det er viktig for å hindre smerter i nakke, skulder og armer.
Arbeid hjemmefra - balanse mellom jobb og privatliv
Hjemmekontor, eller fjernarbeid som det også kalles, kan bidra til mye positivt gjennom større fleksibilitet og autonomi for den ansatte. Men internasjonal forskning viser at det kan bli belastende og lite produktivt om omfanget blir for stort, om ordningen ikke er frivillig og om arbeidsoppgavene ikke passer til å gjøres hjemmefra.
Konsentrasjonskrevende arbeid og forstyrrelser
Over 60 prosent av de som jobber på kontor i Norge jobber i åpent landskap eller de deler kontor. Flesteparten av disse jobber slik det meste av dagen. Kontorlandskap kan være gunstig ved enkelte typer arbeid, f.eks. samarbeid som krever hyppig og løpende fysisk kontakt, men forskning tyder på at det kan fungere dårligere ved konsentrasjonsarbeid.
Andre utfordringer
Ubalanse mellom innsats og belønning
Denne type ubalanse handler om hvorvidt man opplever å få fortjent respekt og anerkjennelse for den jobben man gjør. Det kan også oppleves som en ubalanse mellom størrelsen på lønn og innsatsen man legger ned i arbeidet.
Lite tilbakemelding fra leder
Det er viktig at ansatte opplever å bli sett av sin nærmeste leder: At arbeidsresultatene blir verdsatt, at man får hjelp om man trenger det og at leder behandler de ansatte rettferdig og upartisk.
Konflikter
Konflikter på arbeidsplassen kan oppstå når en person eller en gruppe oppfatter at egne mål, verdier og meninger blir hindret av en motpart.
Vil du vite mer om faktorer i arbeidet? Besøk noa.stami.no - fakta om arbeidsmiljø på kontorarbeidsplasser
Hvordan er det hos oss?
Statusmøte
Formålet med dette møtet, som tar 1,5 – 2 timer, er å snakke om hvilke utfordringer som finnes på deres arbeidsplass.
Prosessansvarlige leder møtet. Det kan være lurt at dere igjen ser filmene sammen. Del dere i grupper på 4-6 personer og gi en plansje til hver gruppe. Diskuter hver faktor som er beskrevet i filmene over.
Diskuter:
- Kjenner vi oss igjen i de utfordringene vi ser i filmene?
- Hva er de største utfordringene hos oss?
- Kan vi beskrive noen situasjoner fra egen arbeidshverdag?
- Er det noen typiske arbeidsoppgaver eller situasjoner som er mer problematiske enn andre?
- Er det andre ting hos oss som er mer relevante?
Husk at dere ikke skal snakke om hvordan utfordringene løses før i neste møte.
Når statusmøtet er slutt, samler de prosessansvarlige inn alle plansjene. Så lager de en oppsummering, som de skriver inn i den indre sirkelen på plansjene som skal brukes på neste møte; tiltaksmøtet.
For prosessansvarlige:
Hva kan vi gjøre hos oss?
Tiltaksmøte
I dette møtet skal dere komme fram til hva som er gode tiltak i deres arbeidsmiljø. Møtet tar omtrent 1,5 – 2 timer. Se filmen for å få vite mer. For teksting: Trykk CC nederst på filmen.
Prosessansvarlige leder møtet. Start med å se filmen over. Del dere i grupper på 4-6 personer, og gi en plansje til hver gruppe. Ta utgangspunkt i oppsummeringen fra forrige møte, og diskuter hvordan dere kan forbedre hver enkelt faktor hos dere.
Diskuter:
- Hva er vi gode på? Finn tre bevaringspunkter.
- Er det noe vi kan bli bedre på? Finn tre forbedringspunkter.
- Er det enkelte forhold i jobben vi bør ha særlig fokus på?
- Er det arbeidsoppgaver som kan organiseres annerledes?
- Er det andre faktorer i vårt arbeidsmiljø vi bør ta tak i – og hvordan?
De prosessansvarlige samler inn plansjene etter møtet.
For prosessansvarlige:
Veien videre
Lag en handlingsplan
Ut fra forslagene i tiltaksmøtet setter de prosessansvarlige opp en konkret handlingsplan for hvordan dere skal jobbe videre med arbeidsmiljøet.
Handlingsplanen bør henges opp på veggen eller synliggjøres på annen måte, slik at alle blir minnet om tiltakene hver dag.
Resultatene fra arbeidsprosessen bør også tas videre i de formelle organene for arbeidsmiljø- og HMS-arbeid.
For å lykkes er det viktig å gjøre jobben med arbeidsmiljø til en kontinuerlig prosess med systematisk oppfølging.
Husk at arbeidsmiljø er ferskvare! Sett gjerne tidsfrister eller en konkret dato for et oppfølgende møte litt frem i tid, der dere sammen evaluerer tiltakene dere har kommet frem til.
Lykke til!
For prosessansvarlige:
Hva synes du om prosessen?
Forstod du alt eller var det uklart?
Takk for din tilbakemelding!